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El actual contexto de desarrollo e integración de las sociedades modernas obliga a redefinir el marco de relación de los ciudadanos con las administraciones públicas. Debemos de partir de una redefinición del ciudadano como un cliente y de la administración como elemento de colaboración en la vida de éstos. Esta nueva forma de pensar la relación entre administración y cliente obliga a la búsqueda de una transformación radical en la eficiencia de los procesos administrativos, en beneficio de quienes utilizan estos servicios.
Las Administraciones van implantando soluciones interesantes de cara a proveer servicios de valor añadido para los ciudadanos. En este contexto de transformación y de implantación de nuevas tecnologías en el seno de las grandes organizaciones es donde nuestra firma lleva a cabo sus actividades. La introducción de herramientas informáticas que permitan la gestión de grandes cantidades de documentación y el procesado de complejos procedimientos se revela insuficiente sin la labor previa de análisis, diagnostico y propuesta de soluciones que permitan obtener el máximo rendimiento al software desarrollado a medida de las necesidades de nuestros clientes.
La amplia experiencia en la implantación de procedimientos administrativos ha dado como resultado el desarrollo de la metodología Métrica AVANTe por medio de la cual los profesionales de eLABORO llevan a cabo la reingeniería de procesos.
Esta metodología, ha sido ampliamente probada en multitud de unidades administrativas. Estudia el alcance de la transformación que se pretende realizar, analiza la distribución de trabajo entre las distintas unidades administrativas y actores implicados, desarrolla un exhaustivo plan de pruebas y de validación sobre la racionalización del procedimiento propuesto entendiendo que la integración de las nuevas tecnologías requiere un cambio de procesos y también una modernización de los mismos.
Métrica AVANTe se basa en Métrica v.3 del Ministerio de Administraciones Públicas y recoge aquellas partes claramente alineadas con la modelización de procedimientos administrativos.
Métrica AVANTe se adapta a cada uno de los proyectos asumiendo las características específicas de cada uno teniendo siempre presente como interlocutor al cliente. La presencia del cliente como elemento de la Métrica AVANTe garantiza la mejora en el diseño y la eficiente implantación del mismo.
La metodología AVANTe se sintetiza en la siguiente estructura:
· Estudio preliminar del entorno (funcional).
· Diseño y reingeniería del procedimiento.
· Estudio preliminar del entorno (tecnológico).
· Construcción y mecanización del procedimiento en una herramienta BPM.
· Plan de Pruebas y validación (puesta en marcha de experiencia piloto).
· Formación globalizada.
· Formación pormenorizada.
· Migración de datos.
· Puesta en marcha del sistema.
· Mejora continua.
En el estudio global preliminar se realiza una auditoria de los procedimientos y el paso previo es identificar los procedimientos desde el punto de vista de la gestión y de la organización.
La reingeniería del procedimiento es vital para la optimización de la herramienta de tramitación: ¿Qué se hace?, ¿Quién lo hace?, ¿Cómo se hace? Y ¿Cuándo se hace?, ¿Por qué se hace? Estas preguntas describirían todo el circuito administrativo. En definitiva el objetivo de la reingeniería de las formas actuales de trabajar tiene como resultado nuevos procesos. De su acertado diseño dependerá sustancialmente la efectividad y productividad de las unidades administrativas.
En la fase de construcción y mecanización se construye el procedimiento con la herramienta BPM elegida o se realiza una programación "ad hoc".
En la fase de pruebas se simula el funcionamiento de los procedimientos teniendo en cuenta los diferentes tipos de pruebas a realizar ya sean individuales, de integración o globales.
La puesta en marcha tiene como objetivo principal la entrega y aceptación del sistema para la posterior producción del mismo.
En la última fase, la mejora continua, se trata de corregir desviaciones respecto a la forma deseada. Se lleva a cabo mediante actuaciones internas, formación de los responsables de la gestión y difusión de la información.