gestión automatizada
Workflow
El Flujo de trabajo (Workflow en inglés) es el estudio de los aspectos operacionales de una actividad de trabajo: cómo se estructuran las tareas, cómo se realizan, cuál es su orden correlativo, cómo se sincronizan, cómo fluye la información que soporta las tareas y cómo se le hace seguimiento al cumplimiento de las tareas.
Si bien el concepto de flujo de trabajo no es específico a la tecnología de la información, una parte esencial del software para trabajo colaborativo (groupware) es justamente el flujo de trabajo (Workflow).
Una sistema de WorkFlow automatiza la secuencia de acciones, actividades o tareas utilizadas para la ejecución del proceso, incluyendo el seguimiento del estado de cada una de sus etapas y la aportación de las herramientas necesarias para gestionarlo
Se pueden distinguir tres tipos de actividad:
- actividades colaborativas, donde un conjunto de usuarios trabajan sobre un mismo repositorio de datos para obtener un resultado común. Tiene entidad el trabajo de cada uno de ellos en sí mismo.
- actividades cooperativas donde un conjunto de usuarios trabajan sobre su propio conjunto particular, estableciendo los mecanismos de cooperación entre ellos. No tiene entidad el trabajo de ninguno de ellos si no es visto desde el punto de vista global del resultado final, y,
- actividades de coordinación.
BPM vs Workflow
Diferenciaremos a BPM y Workflow a partir de la comparativa de ambos conceptos.
La definición de Workflow según la WfMC (autoridad en el tema) es la siguiente: "La automatización de un proceso de negocio, total o parcial, en la cual documentos, información o tareas son pasadas de un participante a otro para que tome acción, de acuerdo a un conjunto de reglas procedimientales.".
Esta definición es corta pero completa, así WorkFlow es la automatización de un proceso de negocio, el cual es realizado por participantes (personas o sistemas), mediante la realización de tareas o acciones, las cuales intervienen o afectan documentos (fisicos o electrónicos), todo esto regido por unas reglas de juego claramente definidas: las reglas del negocio de la organización.
BPM no es otra cosa que la evolución de los sistemas de workflow, los sistemas de BPM parten de la madurez de los sistemas de workflow y le añaden características avanzadas como son: adaptabilidad, transaccionalidad, modularidad, etc.
Business Process Management
El BPM (Business Process Management) o Gestión de Procesos es un conjunto de técnicas, actividades y tareas, bajo un Enfoque Metodológico o Metodología, con el fin de gestionar los procesos de negocio.
No obstante, se está empleando el término BPM también para ir reemplazando el término WorkFlow, que está más asociado a tecnologías del siglo pasado y porque éstos últimos han ido evolucionando e incorporando nuevas funcionalidades.
Así pues, el BPM es la evolución de los Workflow y básicamente contempla:
- Reglas de Negocio robustas y flexibles a través de motores de reglas de negocio.
- Arquitectura basada en Web o similar.
- Seguridad y autenticación de usuarios (LDAP u otros sistemas).
- Asignación de actividades por roles y dinámica.
- Gestión de temporizadores dinámicos.
- Procesos de marcha atras.
- Ejecución paralela de una misma actividad.
- Cambios a los procesos sobre la marcha o en caliente.
- Subprocesos y procesos encadenados.
- Ejecución dinámica de subprocesos.
- Manejo robusto de excepciones.
- Reportes estadísticos y de monitorización.
- Organización (Organigrama y localidades geográficas).
- Calendario de negocio (Festivos y horarios).
- Integración con Servidores de Aplicaciones.
- Servicios del motor a través de Webservices y APIs.
Además cada vez más se van ampliando estas características, y cada vez más se va necesitando menos código de programación.
Las características de carácter "ampliado" serían:
- Entornos de simulación.
- BPMN y BPML.
- Enrutamiento por votación
- Administración de multiples interfaces de clientes.
- Gestión de documentos.
Ahora bien, conviene recordar que cualquier proyecto de puesta en marcha de un BPMno puede estar enfocado únicamente a los aspectos tecnológicos, sino que se debe tener enc cuenta la gestión del cambio que supone y a las personas que van a ser implicadas. El enfoque tradicional de gestión de proyectos software no es suficiente para automatizar adecuadamente los procesos con tecnología BPM.
Lenguajes de especificación
- BPEL
- XPDL
- YAWL
Organismos
- Workflow Management Coalition (WFMC)
- Business Process Management Group
- Business Process Management Initiative
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